Tips Membuat Data Report Executive Summary
Tips Membuat Data Report Executive Summary. Membuat executive summary dari sebuah data report bisa jadi tantangan tersendiri. Bagi banyak orang, bagian ini dianggap sulit karena harus merangkum data yang kompleks menjadi penjelasan yang singkat, jelas, dan mudah dimengerti.
Tapi tenang, kamu nggak sendirian! Di artikel ini, kita akan bahas lengkap tentang tips membuat data report executive summary dengan bahasa yang santai tapi tetap informatif.
Tujuannya? Supaya kamu bisa bikin laporan yang nggak cuma dipahami, tapi juga disukai oleh siapa pun yang membacanya.
Simak Juga : Sertifikasi Data Analyst?
Mengapa Executive Summary Itu Penting?
Executive summary adalah wajah pertama dari laporanmu. Ibaratnya seperti kesan pertama saat bertemu orang baru. Kalau kesan pertamanya baik, besar kemungkinan seluruh isi laporan akan dibaca dengan antusias. Nah, karena itu, penting banget untuk membuat ringkasan yang padat, relevan, dan menggugah minat baca.
Executive summary juga membantu pembaca yang nggak punya waktu membaca keseluruhan laporan. Dengan membaca satu atau dua halaman pertama, mereka bisa langsung menangkap inti dari isi laporan. Bayangkan betapa berharganya waktu mereka yang kamu hemat!
Struktur Dasar dalam Membuat Executive Summary
Sebelum masuk ke bagian-bagian detail, kita perlu tahu dulu nih, sebenarnya apa saja sih yang harus ada di dalam sebuah executive summary yang baik? Struktur dasarnya mencakup tujuan, data utama, insight dari data tersebut, dan juga rekomendasi.
Dengan struktur yang rapi, pembaca akan lebih mudah mengikuti alur pemikiranmu dan memahami informasi penting tanpa harus mengernyitkan dahi.
1. Tujuan dan Latar Belakang
Setiap laporan pasti punya tujuan. Di bagian ini, kamu bisa menjelaskan kenapa laporan ini dibuat, apa konteksnya, dan untuk siapa laporan ini ditujukan.
Misalnya, apakah ini laporan kuartalan untuk stakeholder? Atau laporan evaluasi proyek internal? Jelaskan dengan singkat tapi jelas agar pembaca langsung paham arah dari laporanmu.
2. Data Utama yang Perlu Ditekankan
Setelah tujuan dijelaskan, saatnya kamu menyajikan data paling penting dari laporan. Nggak perlu semua data kamu masukin di sini ya.
Pilih yang paling relevan dan paling mendukung cerita yang ingin kamu sampaikan. Misalnya, kalau kamu mau menunjukkan pertumbuhan bisnis, maka tampilkan angka-angka terkait revenue, jumlah pelanggan, atau engagement.
3. Insight dan Analisis
Nah, ini bagian yang menunjukkan nilai lebih dari laporanmu. Data tanpa analisis akan terasa hambar. Di sini kamu bisa menjelaskan kenapa angka-angka itu bisa terjadi, apa faktor pendorongnya, dan bagaimana dampaknya bagi bisnis atau proyek yang kamu evaluasi.
Gunakan bahasa yang mudah dimengerti dan hindari istilah teknis yang bisa membingungkan pembaca umum.
4. Rekomendasi yang Bisa Dilakukan
Dari data dan analisis yang kamu buat, pasti ada dong kesimpulan dan saran perbaikan atau pengembangan.
Nah, bagian ini penting banget untuk menunjukkan bahwa laporanmu actionable alias bisa dijadikan dasar keputusan.
Rekomendasimu sebaiknya bersifat realistis, sesuai dengan kondisi yang ada, dan bisa langsung diterapkan oleh pembaca.
Tips Membuat Executive Summary yang Menarik
Biar executive summary kamu nggak gitu-gitu aja, kamu bisa menerapkan beberapa trik sederhana tapi manjur.
Pertama, gunakan bahasa yang natural dan mengalir, seolah-olah kamu sedang bercerita ke teman kerja. Kedua, hindari paragraf yang terlalu panjang. Pembaca akan lebih nyaman membaca paragraf yang pendek dan to the point.
1. Gunakan Judul yang Menarik
Judul atau heading yang menarik akan memudahkan pembaca untuk mencari informasi yang mereka butuhkan. Gunakan kata-kata yang familiar dan hindari istilah rumit. Misalnya, daripada menulis “Evaluasi Performansi Kuartal Kedua”, kamu bisa pakai “Bagaimana Performa Bisnis Kita di Kuartal Dua?”
2. Tampilkan Angka Secara Ringkas
Angka adalah bagian penting dari data report. Tapi kalau ditampilkan berlebihan, malah bikin pembaca pusing. Jadi, cukup tampilkan angka yang paling relevan dan berikan konteksnya. Misalnya, “Pendapatan naik 15% dibanding kuartal sebelumnya” sudah cukup jelas dan informatif.
3. Tulis dengan Nada Positif dan Solutif
Nada tulisan juga memengaruhi bagaimana laporanmu diterima. Coba hindari kalimat yang terlalu negatif atau menyalahkan. Fokus pada solusi dan langkah ke depan. Misalnya, daripada menulis “Penurunan terjadi karena tim tidak efektif”, lebih baik tulis “Ada peluang peningkatan efektivitas tim yang bisa dioptimalkan ke depan.”
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Meskipun sudah tahu struktur dan tipsnya, kadang masih ada aja kesalahan yang bikin executive summary jadi kurang maksimal.
Salah satu kesalahan paling umum adalah memasukkan terlalu banyak detail. Ingat, ini ringkasan, bukan seluruh isi laporan. Jadi jangan sampai executive summary kamu lebih panjang dari isi laporan aslinya ya!
1. Hindari Penggunaan Istilah Terlalu Teknis
Kalau pembacamu bukan orang teknis, penggunaan istilah-istilah rumit malah akan membuat mereka bingung. Usahakan untuk menggunakan bahasa sehari-hari yang mudah dipahami oleh siapa pun, tanpa mengorbankan akurasi informasi.
2. Jangan Lupa Tujuan Awal
Kadang kita terlalu fokus pada data dan lupa tujuan awal dari laporan. Selalu ingat, executive summary harus menjawab pertanyaan “Apa yang harus saya ketahui dari laporan ini dalam waktu 2 menit?”. Kalau bisa menjawab itu, berarti kamu sudah berada di jalur yang benar.
Kesimpulan
Menyusun executive summary dari data report bukan hanya soal merangkum angka, tapi juga soal menyampaikan cerita dan insight secara singkat, jelas, dan menarik. Dengan memahami struktur yang tepat, menggunakan gaya bahasa yang ramah, serta menghindari kesalahan umum, kamu bisa membuat executive summary yang tidak hanya dibaca, tapi juga diapresiasi.
Jadi, yuk mulai terapkan tips membuat data report executive summary ini di laporanmu berikutnya. Siapa tahu, laporanmu jadi yang paling ditunggu-tunggu!
